Guida completa alla scelta di un software gestionale per preventivi: automatizza la tua gestione delle vendite
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Guida completa alla scelta di un software gestionale per preventivi: automatizza la tua gestione delle vendite

Se sei alla ricerca di modi efficaci per ottimizzare la tua gestione aziendale e risparmiare tempo prezioso, la scelta di un software gestionale per preventivi potrebbe essere la soluzione perfetta.

Ottimizzare la gestione dei preventivi può rappresentare un vantaggio strategico importante, soprattutto se, per la tua azienda, l’attività di preventivazione prevede anche una fase di progettazione e studio della soluzione da proporre al cliente.

In tutti questi casi, il tempo impiegato per progettare e prezzare un’offerta può salire esponenzialmente rispetto ai casi in cui il prezzo del prodotto finito è già stabilito da un listino fisso, con un conseguente rallentamento dei tempi di risposta al cliente finale.

A volte il tutto si traduce solamente in un lavoro extra da fare per consegnare i preventivi, altre volte in una vera e propria perdita di opportunità commerciali.

Per questo motivo, sul mercato sono nati diversi software per velocizzare e semplificare la fase di preventivazione: questi strumenti possono differire per complessità ed efficacia, sulla base delle loro caratteristiche.

In questo articolo, esploreremo i vantaggi di tali strumenti e come scegliere il miglior software gestionale per preventivi per automatizzare questa importante fase del processo aziendale.

Qual è il vantaggio principale?

Ovviamente, il risparmio di tempo!

L’automazione è diventata un elemento chiave per le aziende che cercano di migliorare l'efficienza e risparmiare tempo. Quando si tratta di gestione dei preventivi, un software dedicato può automatizzare molti processi manuali, consentendoti di concentrarti su attività più strategiche.

Soddisfazione delle esigenze specifiche della tua azienda

Vediamo come:




Come scegliere il miglior software gestionale per preventivi

Ora che comprendi i benefici dell'automatizzazione, è essenziale selezionare il software giusto per le tue esigenze specifiche. Ecco alcuni punti chiave da considerare:

Monitoraggio in tempo reale
  1. Facilità d'uso

    Il tempo è denaro, quindi cerca un software che sia intuitivo.
    Un'interfaccia utente user-friendly riduce il tempo necessario per abituarsi al nuovo sistema, consentendo al tuo team di iniziare a trarre vantaggio dalle nuove funzionalità senza ritardi.

    Sembra scontato, ma a volte i sistemi gestionali sono pieni di “tastini” e funzionalità difficili da usare, e questo si traduce in un maggiore costo di formazione e tempo di apprendimento da parte degli utenti.


  2. Valuta le tue esigenze specifiche

    Prima di immergerti nella vasta gamma di software gestionali disponibili, è fondamentale comprendere appieno le esigenze specifiche della tua attività. Fai un'analisi approfondita dei processi legati alla gestione dei preventivi: dalla creazione alla revisione, dalla modifica alla distribuzione.
    Identifica le caratteristiche chiave che il tuo software ideale dovrebbe avere per soddisfare al meglio le tue esigenze, magari coinvolgendo la software house per capire quali soluzioni si possono applicare al meglio per la tua azienda.

    Se possibile, scegli un partner che ti permetta di personalizzare il software in base alle tue esigenze, per aumentare l’efficacia complessiva del sistema.


  3. Automazione del processo di creazione dei preventivi

    Il tempo speso nella creazione manuale dei preventivi può essere significativo, quindi scegli un software che offra strumenti di automazione avanzati per semplificare questo compito.
    Funzionalità come la generazione automatica di preventivi sulla base di modelli predefiniti o la possibilità di importare dati direttamente da altri sistemi possono ridurre notevolmente il tempo impiegato in quest'area.

    Nei nostri progetti spesso abbiniamo il nostro software di gestione dei preventivi con un sistema basato su check-list, che permette all’utente di generare una nuova offerta semplicemente selezionando le voci che devono essere incluse nel preventivo.
    Strumenti avanzati come questo possono permetterti di generare offerte con un dispendio di tempo minimo, anche da smartphone o tablet.


  4. Funzionalità chiave

    Assicurati che il software offra tutte le funzionalità chiave necessarie per la gestione dei preventivi, come la creazione rapida, la personalizzazione dei modelli di stampa in formato pdf e la tracciabilità degli stati dei preventivi e delle revisioni.
    Altre funzionalità importanti sono la tracciabilità delle comunicazioni automatiche via e-mail al cliente, la schedulazione automatica dei follow-up e delle attività commerciali, l’archiviazione di allegati (documentazione tecnica, foto ecc.) ed il calcolo automatico del conto economico previsionale per ogni preventivo.

    Nei nostri progetti spesso abbiniamo il nostro software di gestione dei preventivi con un sistema basato su check-list, che permette all’utente di generare una nuova offerta semplicemente selezionando le voci che devono essere incluse nel preventivo.
    Nel nostro software Wugis, spesso abbiniamo la gestione dei preventivi alla gestione per commessa: in questo modo è possibile confrontare costi e ricavi previsti dal preventivo con l’effettivo risultato economico della commessa, avendo il controllo totale sull’andamento dei lavori.


  5. Integrazione con altri strumenti aziendali

    Per massimizzare l'efficienza complessiva, opta per un software gestionale che possa integrarsi senza problemi con gli altri strumenti utilizzati dalla tua azienda.
    L'integrazione con sistemi di gestione delle commesse, dell'inventario, contabilità e CRM può creare un flusso di lavoro fluido e ridurre la necessità di passaggi manuali e ridondanti.

    Se possibile, puoi scegliere un sistema che permetta di effettuare la gestione completa del flusso di lavoro aziendale, risparmiando tempo (e denaro) sulle integrazioni tra i diversi reparti aziendali.


  6. Assistenza e supporto del fornitore

    La qualità del supporto tecnico è cruciale quando si tratta di risparmio di tempo. Assicurati che il fornitore del software offra un supporto affidabile e tempestivo, sia via e-mail che al telefono.
    Considera il fatto che molte software house non hanno un servizio assistenza telefonica, ma lavorano solamente tramite ticketing.

    Questa metodologia di comunicazione può risultare scomoda, soprattutto per i casi in cui è necessario ottenere assistenza immediata.
    La possibilità di risolvere rapidamente eventuali problemi o rispondere a domande può evitare interruzioni indesiderate nelle tue operazioni quotidiane.


  7. Tecnologia utilizzata

    Sembra strano a dirsi, ma ancora oggi moltissimi sistemi di gestione lavorano offline.
    Seppur ben strutturati sia dal punto di vista funzionale che operativo, questi sistemi non permettono di lavorare efficacemente in mobilità e rallentano la collaborazione interna all’azienda, per i loro evidenti limiti tecnologici.

    Pertanto, scegli un software per gestire i preventivi che lavori via web, e che offra la possibilità di sfruttare smartphone e tablet per lavorare in mobilità.



Conclusione

Scegliere il software gestionale giusto per la gestione dei preventivi è un investimento che può pagarsi nel tempo risparmiato e nella maggiore efficienza aziendale, e noi di Software Dimension lo sappiamo bene.

Il successo dei nostri molteplici progetti risiede proprio nella conoscenza delle esigenze degli utenti, che ci ha permesso di realizzare applicativi facili da usare, completi e funzionali.


Utilizzando questa guida, potrai identificare le caratteristiche chiave necessarie per il successo della tua attività e trovare il software che si adatta meglio alle tue esigenze.

Automatizza la tua gestione delle vendite e libera il tuo tempo per concentrarti su ciò che conta davvero: far crescere la tua azienda.

Ovviamente, se vuoi saperne di più sul nostro software per l’emissione e la gestione dei preventivi (o anche sul nostro software per la gestione delle commesse), puoi sempre contattarci!
Potrai vedere il nostro sistema in azione, e parlare con uno dei nostri consulenti sviluppatori per trovare la migliore soluzione per la tua azienda.

A presto!



Fonti:
Copertina: freestocks
Immagine 1: Sabri Tuzcu
Immagine 2: Dose Media



di

Filippo Biasiolo


Pubblicato il 18/01/2024.

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