Programma per preventivi: 5 cose da sapere
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Programma per preventivi: 5 cose da sapere

Sei alla ricerca di un programma per gestire i tuoi preventivi ma non sai bene da dove partire?

Non ti preoccupare, sono qui per aiutarti e fare chiarezza sull’argomento. Non è necessario essere un esperto di informatica per capire quali caratteristiche dovrebbe avere un programma di questo tipo, per gestire al meglio i preventivi e ottimizzare il processo di emissione delle offerte.

Lascia che ti dica che creare un sistema di preventivazione smart è sempre una buona idea: il preventivo, infatti, è uno degli step più importanti nella gestione dell'azienda, ed è in grado di determinarne il successo o l'insuccesso, sia dal punto di vista commerciale che gestionale.

Approfondiamo questo punto:

Il preventivo gioca un ruolo essenziale nel coinvolgimento del cliente, e di conseguenza nella tua possibilità di imprenditore di trasmettere il "vibe" della tua azienda, gli obiettivi che vuoi conseguire e la tua mission.

Infatti, se ben strutturato, il preventivo è in grado di restituire un’immagine chiara al cliente di ciò che vai a proporre, rassicurandolo sulla serietà dell’azienda che si trova di fronte, e che ancora non conosce.

Per questo motivo la scelta del sistema di preventivazione è fondamentale: può determinare l’inizio di un ciclo virtuoso, oppure di un lento declino.

Passiamo quindi alle 5 cose da sapere prima di acquistare un programma di gestione dei preventivi!

1. Tutte le aziende sono diverse, molto più di quanto pensi

Ogni azienda ha le proprie particolarità rispetto alle altre del settore, e nel mercato in generale.

Queste peculiarità non sono apparenti, non riguardano cioè il modo in cui l’azienda di presenta, o che colori usa nel sito web e nelle offerte, ma riguardano il modo in cui l’azienda si pone verso i problemi della propria clientela. Come li risolve, come progetta le proprie soluzioni.

è chiaro che, quando ti proponi con un preventivo, l’obiettivo è quello di essere scelto per le tue caratteristiche come azienda e per la qualità del servizio che offri, perciò devi poter strutturare la tua offerta con la massima libertà, senza dover sottostare a limiti pre-impostati da un software troppo rigido.

è per questo motivo che il tuo preventivo deve essere in grado di valorizzare al meglio gli elementi distintivi della tua azienda, mettendone in luce tutti i punti i forti, e perchè no, contestualizzando quelli più deboli.

Quindi il sistema di preventivazione deve essere flessibile, deve adeguarsi al tuo design, deve in sostanza adeguarsi ai tuoi flussi di lavoro.

2. Preventivare è un costo

Alcune aziende sono strutturate in modo da poter fissare dei prezzi standardizzati, proprio per il tipo di prodotto che offrono.

Sono aziende di questo tipo, ad esempio, i produttori alimentari, vestiario, e, più in generale, tutti quei settori in cui il prodotto finito è standard.

Invece, altri tipi di aziende hanno bisogno di parlare con il cliente, capire i suoi problemi e le sue esigenze, in modo da offrire un vero e proprio progetto, ed emettere l’offerta nel miglior modo possibile.

Per questo processo è necessario investire parecchio tempo con il cliente, ma attenzione: investire tempo è okay, ma perdere tempo non lo è!

è quindi necessario che l’emissione delle offerte sia un processo che rimanga snello, chiaro e non appesantito.

Capita spesso che il tempo di completamento della scrittura del preventivo superi addirittura quello occupato nel colloquio col cliente, e tutto questo diventa un problema, perchè il tempo è denaro.

Per questo è importante ricordarsi che preventivare richiede tempo, quindi preventivare è un costo.

Ecco perchè è fondamentale che il tuo sistema di preventivazione ti permetta di risparmiare tempo, tagliando tutti i passaggi manuali, automatizzando il più possibile.

Questa è la chiave per creare scalabilità, e crescere nel medio/lungo periodo.

3. Preventivo semplice o avanzato?

I preventivi sono diversi tra loro: ne esistono di semplici e di complessi.

Il preventivo semplice consiste in una lista di prezzi e prodotti su un documento che viene esposto al cliente. Per alcuni tipi di vendite questo è sufficiente. Un esempio potrebbe essere una fornitura industriale di merci, che avrà soltanto bisogno di esporre i prodotti con i loro prezzi di listino, magari in diverse lingue, ma sempre sotto forma di lista con descrizioni brevi.

Questo tipo di offerta non è sempre sufficiente. In particolare, in tutti quei casi in cui la vendita consiste in un progetto su misura per il cliente.

Ad esempio, un preventivo per la costruzione di una casa è complesso e articolato in molte voci, e deve essere studiato ad hoc per ciascun cliente. Settori come l’edilizia, l’idraulica, la progettazione di impianti e di macchinari sono i classici casi in cui il preventivo è un vero e proprio capitolato, e per realizzarlo servono competenza tecnica, conoscenza del cliente, e tanto lavoro. Nei nostri applicativi li chiamiamo preventivi “avanzati”, o preventivi “operativi”.

Com’è articolato un preventivo di questo tipo?

Come già accennato, parliamo di un vero e proprio progetto, all’interno del quale vengono definite le aree di lavoro, inseriti i prodotti e servizi necessari. Non solo, per ognuno di essi è presente la distinta base dei costi e dei tempi di lavorazione, elemento fondamentale per la definizione del prezzo da proporre al cliente. Ovviamente la distinta base non è resa visibile al cliente, ma diventa lo strumento interno più importante per calcolare il prezzo di ciascun prodotto o servizio offerto, in quanto ne descrive la composizione.

Prima di scegliere un sistema di preventivazione è quindi molto importante capire se ti serve un sistema in grado di gestire le distinte base. Perchè, senza la distinta base, i preventivi complessi sono rischiosi, in quanto non ti permettono di simulare costi e ricavi prima di uscire con un prezzo al cliente.

4. Un preventivo fatto bene ti semplifica la vita

Perchè un preventivo fatto bene ti semplifica la vita? Per diversi motivi.

La risposta a questa domanda non si esaurisce in un semplice risparmio di tempo per te, ma ci sono altri vantaggi importanti derivanti da un processo di questo tipo.

Un preventivo strutturato bene ti permette di stimare un budget, che ti serve per confrontare le tue spese reali rispetto a quelle che avevi previsto.

Tutto ciò ti permette di valutare l’attendibilità della tua stima iniziale, e migliorare di volta in volta il tuo processo di creazione di budget delle offerte. Inoltre, un sistema di preventivazione ottimizzato al meglio ti permette di ridurre il tempo di emissione delle offerte, permettendoti di gestire più trattative per unità di tempo, e riducendo quindi il peso delle trattative perse su quelle totali.

In sostanza, se il sistema di preventivazione è dotato di un calcolatore dei budget di costo e di ricavo, potrai avere una traccia affidabile per valutare l’andamento dei lavori.

5. Sfrutta la tecnologia: prendi in considerazione le app su misura

Le app possono essere un'ottima soluzione per fare i preventivi. Soprattutto per quelle aziende in cui è prevista una serie di sopralluoghi prima di emettere il vero e proprio preventivo.

In questi casi, creare una app su misura che permetta all’utente di emettere una bozza di offerta ancora prima di essere usciti dal sopralluogo, può essere un elemento cruciale nel percorso di crescita dell’azienda.

Strumenti di questo genere possono supportare il sistema di preventivazione vero e proprio, abbattendo i tempi di emissione delle offerte anche del 50%: in effetti, uno dei nostri casi studio migliore tratta proprio di una applicazione di questo genere!

(Su questo argomento non voglio dire altro, se vuoi sapere come siamo riusciti a ridurre del 57% il tempo di preventivazione di un nostro cliente ti invito a contattarci per vedere le nostre case history!)

In conclusione

Devi capire bene di cosa hai bisogno.

Prima di scegliere il sistema di preventivazione è importante partire dalle proprie esigenze strategiche, per evitare di sbagliare la scelta, limitando le proprie potenzialità di crescita e sprecando risorse.

Un sistema di preventivazione ben strutturato può fare la differenza per la tua azienda, a patto che non sia improvvisato, ma anzi venga studiato in ogni minimo dettaglio.

Per questo motivo, prima di ogni progetto, noi di Software Dimension prevediamo una sessione di analisi dei bisogni, nella quale definiamo come dovrà lavorare l’azienda con il nuovo applicativo, quali saranno gli utenti coinvolti, e, più in generale, quali saranno i benefici generati della nuova organizzazione.

Ovviamente, se vuoi saperne di più sulle nostre soluzioni, puoi sempre contattarci!



A presto,

Filippo Biasiolo




di

Filippo Biasiolo


Pubblicato il 01/01/2022.

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