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Software gestione commesse: 3 caratteristiche fondamentali

Introduzione

Uno degli aspetti più peculiari delle piccole e medie imprese è il lavoro su commessa.

è raro trovare PMI con produzioni di linea standardizzate al 100%, dove i prodotti vengono studiati a parte e commercializzati come bottiglie di Coca-Cola. Molto spesso anche le aziende più strutturate hanno almeno un reparto che lavora su commessa, perchè molti clienti richiedono di lavorare su progetto, cioè realizzando qualcosa di sempre diverso dal lavoro precedente.

Questo non è solo il caso di idraulici, elettricisti, imprese edili e officine meccaniche, ma anche di tutte quelle attività che, pur effettuando la produzione, l'installazione e la manutenzione di impianti di ogni genere, sono costrette a concedere un certo grado di personalizzazione al cliente finale.

Tutte queste aziende lavorano, in parte o totalmente, su commessa.

Da qui nasce l'esigenza fondamentale di ottimizzare la pianificazione, la consuntivazione ed il controllo delle commesse, e per farlo è necessario dotarsi di strumenti adeguati.

Vediamo quindi i tre aspetti fondamentali che rendono un software di gestione delle commesse efficace per davvero.

1: la mobilità

app gestione commesse
Nella foto, una delle app che abbiamo realizzato.

Uno dei problemi più importanti per chi vuole ottimizzare la gestione delle commesse è la raccolta dei dati.

Infatti, molto spesso gli operatori incaricati sono poco propensi ad utilizzare la tecnologia per dichiarare le ore lavoro svolte su questo o quel cantiere (o commessa), i materiali utilizzati o le attrezzature che dovranno utilizzare.

L'introduzione di nuovi strumenti di lavoro in ambiante produttivo viene spesso vista da chi li deve utilizzare come un'imposizione esterna, atta solamente ad aumentare il controllo sul loro operato, invece di aiutarli a risolvere le problematiche di tutti i giorni.

Ovviamente, per dovere si cronaca, devo ammettere che le eccezioni esistono: ci sono operai e tecnici specializzati che non vedono l'ora di essere supportati da nuove tecnologie, e che forniscono un valido aiuto sia all'imprenditore che al partner tecnologico, aiutando l'azienda sin dalla fase di test iniziale dei sistemi.

Tuttavia, non è infrequente vedere imprenditori che si trovano di fronte ad un vero e proprio muro di gomma, e non riescono a sfruttare le innovazioni introdotte nel corso degli anni, a causa dell'ostruzionismo dei dipendenti.

Ma è davvero colpa degli operai, che non vogliono usare il nuovo sistema di gestione delle commesse?

Per come la vedo io, vederla in questo modo è riduttivo (e ingiusto): sinceramente ritengo che chiunque verrebbe scoraggiato dall'esperienza utente di molti dei sistemi di rilevazione dei dati attualmente presenti in commercio.

Immaginate di avere un iPhone in tasca, che vi ha abituati alla massima semplicità di tutte le operazioni, grazie al quale anche prenotare una vacanza in Messico risulta un'operazione semplice. E ora immaginate di dover dichiarare le ore di lavoro su un impolverato pc fisso posto in un angolo dell'officina in cui lavorate.

Come vi sentireste? Che immagine vi fareste dell'azienda in cui lavorate?

Ora, immagino che se foste invece dotati di una app dedicata, dalla quale poter rendicontare il lavoro svolto con la stessa semplicità di inviare un messaggio su whatsApp, probabilmente sareste più felici di inserire i dati di vostra competenza.

Per gli scettici, ecco una lista delle principali possibilità di usare una app dedicata per la raccolta dei dati in ambiente produttivo:

2: la sintesi

dashboard controllo commessa
Nella foto, una delle nostre dashboard di controllo dei costi.

Questo punto è dedicato a chi deve leggere i dati raccolti, per capire quale sia stato l'esito dei lavori, possibilmente prima della loro conclusione.

Infatti, oltre a rilevare i dati in tempo reale, verificandone la completezza e l'attendibilità, un buon sistema di gestione delle commesse deve rendere semplice la lettura e l'interpretazione dei dati inseriti. Una rapida interpretazione dei dati è una caratteristica chiave per una buona gestione del lavoro su commessa: capire che si sta sforando il budget mentre i lavori sono ancora in corso è molto diverso dal rendersene conto a lavori conclusi.

Quindi, per supportare l'azienda in modo adeguato, il sistema di gestione delle commesse deve essere dotato di report semplici, capaci di sintetizzare in una pagina i principali costi (previsti ed effettivi), sia per materiali che per ore di lavoro.

Soltanto dopo aver interpretato i KPI in modo sintetico (ma preciso), si deve andare in profondità per analizzare tutti i dati nel dettaglio.

Quindi, come deve essere fatto il sistema di controllo delle commesse?

La condizione ideale è quella di un sistema esperto, integrato con un configuratore commerciale, che permetta di stimare i costi diretti già in fase di emissione dell'offerta, suddividendoli in macro-aree (centri di costo, capitoli), per poi confrontarli con i costi realmente sostenuti.

In questo modo è possibile creare un sistema di business intelligence dedicato all'andamento della commessa, in cui gli sforamenti di costo vengono notificati in automatico grazie ad alert visivi (rosso/giallo/verde).

Ecco i principali benefici di questo tipo di dashboard, che forniamo ai nostri clienti:

Il tutto in una sola schermata.

3: la flessibilità

Questo è forse il punto più semplice da spiegare, anche se è forse il più importante dei tre, ma veniamo al punto dolente.

Le aziende non sono tutte uguali.

Specialmente le PMI, e specialmente quelle che lavorano su commessa.

Anche se ad un primo sguardo possono sembrare molto simili, queste aziende si giocano il loro successo nel mercato con piccoli dettagli operativi, che aumentano la qualità delle loro soluzioni e contribuiscono alla loro reputazione nel mercato.

Sono le stesse aziende che investono ingenti risorse nella formazione del personale operativo, per assicurasi continuità e competenza negli anni, e che consolidano il rapporto con la loro clientela con un'ossessiva ricerca di perfezionamento delle soluzioni offerte.

Pertanto, il sistema che organizza e controlla il loro lavoro di tutti i giorni ha l'obbligo di valorizzare questi dettagli, e non può permettersi, come spesso accade, di ignorarli.

Ma in che senso il sistema di gestione delle commesse deve essere flessibile?

Per "flessibile", intendiamo "facile a personalizzare le procedure": così facendo è possibile coprire tutti i principali flussi di lavoro, senza lasciare buchi, che nel tempo verranno riempiti con fogli di calcolo e tabelle cartacee.

Ignorare l'importanza della flessibilità del sistema informativo può costare molto caro all'azienda che, in nome di un apparente risparmio di costi, sceglie un sistema standardizzato al 100%.

In conclusione

Se anche tu vuoi ottenere un sistema di gestione delle commesse efficace, ti invito a contattarci: ti mostreremo i nostri casi studio, ed alcune delle applicazioni che abbiamo realizzato.

Il risultato ti stupirà!

A presto!



di

Filippo Biasiolo


Pubblicato il 04/08/2021.

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