App per interventi tecnici: un nostro caso di studio
Uno dei recenti progetti di sviluppo software personalizzato in Wugis, il nostro sistema di punta, ci ha permesso di realizzare una app per la gestione degli interventi tecnici e delle commesse, per Android e iOS. Una app sviluppata in React Native, un linguaggio di programmazione innovativo, che, integrato con i nostri sistemi e le nostre API, ci ha permesso di raggiungere risultati molto interessanti in termini di tempi di consegna, costi e funzionalità.
In questo articolo vedremo quindi un caso di studio, e parleremo sia dei problemi risolti che delle soluzioni applicate, nell'intento di fornire un esempio per tutti quegli imprenditori che sono già dotati di strumenti tecnologici, ma vogliono fare un passo avanti per ottenere reali aumenti di produttività e controllo sull'azienda.
La mia speranza è che questo caso di studio possa essere una dimostrazione pratica dei risultati che si possono ottenere unendo la tecnologia all'avanguardia con l'analisi di processo.
Contestualizzazione e obiettivi
Parliamo quindi dell'azienda che ci ha commissionato questa app.
L'azienda è nostro cliente da qualche anno, e lavora nell'ambito della termoidraulica: il personale tecnico è impegnato sia in interventi di manutenzione ordinari o straordinari, che in cantieri dalla durata più lunga.
In questo contesto, il coordinamento da remoto del personale tecnico e la rendicontazione del lavoro eseguito erano gli obiettivi principali del progetto, oltre alla creazione di un archivio dati condivisibile tra gli utenti.
In sostanza si è trattato di creare una sola applicazione per gestire questi quattro punti:
- Il calendario delle manutenzioni ordinarie e straordinarie;
- La rilevazione delle ore di lavoro nei cantieri;
- L'emissione dei rapportini di intervento tecnico;
- La condivisione degli allegati alle commesse e agli ordini di acquisto.
Come abbiamo fatto? Abbiamo suddiviso la app in tre sezioni principali: il calendario manutenzioni, le commesse e la visualizzazione ordini di acquisto.
1 - Calendario manutenzioni
Per prima cosa abbiamo creato un calendario online per l'ufficio, dal quale è possibile inserire le nuove richieste dei clienti, e caratterizzarle con una serie di domande personalizzate, come ad esempio la tipologia di intervento, o altre informazioni tecniche. Dallo stesso programma è possibile assegnare una richiesta ad un cliente esistente, oppure creare un nuovo cliente al volo senza passare per l'apposita anagrafica: in questo modo l'utente ottiene un primo risparmio di tempo, e può registrare le richieste del cliente durante la telefonata.
Tutte le nuove richieste, che nel nostro calendario vengono denominate "chiamate", vengono categorizzate e inserite in una lista visibile a tutti gli utenti, che possono prenderle in carico o, se autorizzati, assegnarle ad altri tecnici. Quando una chiamata viene presa in carico, questa viene assegnata ad un tecnico in una data prevista, e genera uno slot all'interno della pianificazione interventi. La pianificazione interventi è quindi una visualizzazione bisettimanale degli interventi da eseguire, dove per ogni giornata è visibile la lista di tutti gli interventi programmati per ciascun tecnico. Ogni intervento è rappresentato da un rettangolo dalla lunghezza variabile in base alla previsione della durata, e dal colore variabile in base allo stato (blu = programmato, verde = eseguito e concluso, rosso = eseguito e non concluso).
Ed è a questo punto entra in gioco la app mobile.
Infatti, una delle specifiche della app era la possibilità, per i tecnici, sia di completare un intervento già pianificato in precedenza dall'ufficio, che crearne uno di nuovo senza passare per la pianificazione. Per questo motivo, abbiamo riportato lo stesso modulo della chiamata presente nel calendario dell'ufficio all'interno della app, ed abbiamo creato una procedura per prendere in carico una chiamata esistente.
Poi siamo passati alla creazione del calendario mobile.
Ci siamo ispirati ai calendari mobile più diffusi, come Google Calendar ed il calendario dell'iphone, e abbiamo creato una visualizzazione verticale della giornata, suddivisa da linee che rappresentano le ore. Abbiamo quindi aggiunto un menù di selezione dei tecnici, da cui è possibile scegliere se visualizzare la pianificazione di un solo tecnico, oppure quella condivisa.
Infine, abbiamo collegato a ciascun intervento pianificato il nostro modulo di emissione del rapportino personalizzato, dal quale è possibile visualizzare le informazioni di contatto del cliente, avviare il navigatore, ed emettere un rapportino di intervento tecnico intestato al cliente, contenente le ore di lavoro, i materiali impiegati, le note tecniche e le firme del tecnico e del cliente.
In questo modo l'amministrazione può importare i dati degli interventi tecnici nelle fatture di vendita, risparmiando tempo, e tutti i dati riguardanti gli interventi tecnici vengono catalogati in un archivio centrale, per la futura consultazione.
2 - La rilevazione delle ore di lavoro nelle commesse
Ogni commessa per la realizzazione di un nuovo impianto è caratterizzata da tempi di lavoro molto più lunghi rispetto ai tempi di intervento tecnico: infatti, si passa da commesse della durata di qualche giorno, a commesse che possono durare per settimane. Per questo motivo, il primo passo è stato permettere una suddivisione della commessa per macro-fasi, che abbiamo chiamato "argomenti": in questo modo è possibile pianificare e rilevare i costi di ciascun argomento, e vedere quali fasi di lavoro hanno avuto un maggior impatto nella composizione del totale dei costi diretti per ciascuna commessa.
Inoltre, grazie ad un sistema basato su distinte base e tempi ciclo, abbiamo creato un algoritmo per il calcolo dei costi presunti per argomento, e quindi per ciascuna commessa, per permettere alla direzione di confrontare le previsioni dei costi con il consuntivo reale. Tutte queste informazioni sono state inserite in una dashboard per la direzione, che permette di visualizzare in una sola schermata i dati relativi al conto economico della commessa, alla composizione dei costi, agli scostamenti rispetto ai budget, all'avanzamento dei lavori, e al volume dell'ordinato. Abbiamo poi creato un sistema di archiviazione dedicato per la commessa per quanto riguarda gli allegati tecnici, che permette all'ufficio tecnico di inserire tutti i documenti dei contratti con i fornitori, i progetti, i capitolati, e tutti quegli allegati necessari per completare i lavori, e di condividerli con i tecnici tramite la app.
E, nella app, abbiamo inserito una rilevazione delle ore di lavoro presso i cantieri, cercando di semplificare al massimo l'esperienza utente. In sostanza, al tecnico viene soltanto richiesto di scegliere la commessa e l'argomento su cui sta per effettuare il lavoro, dopodichè viene attivato il conteggio del tempo tramite una procedura di start & stop. Ogni evento di fine lavoro chiede alcune informazioni aggiuntive, come la descrizione dei lavori effettuati ed altre note amministrative, calcola il tempo (in ore) e lo assegna ai costi della commessa.
In questo modo la direzione può ottenere in tempo reale l'avanzamento dei lavori su tutte le commesse attive, e confrontarlo con le previsioni inziali.
3 - Visualizzazione ordini di acquisto da app
In modo simile a quanto effettuato con gli allegati alle commesse dei lavori, abbiamo creato una procedura che permette ai tecnici autorizzati di visualizzare lo stato degli ordini di acquisto.
Questa funzionalità permette ai responsabili tecnici, incaricati di gestire gli altri membri del team, di sapere se i materiali significativi sono stati ordinati, e quando è prevista la consegna.
Dato che, grazie ad una semplice integrazione con i server SMTP del cliente, abbiamo automatizzato l'invio degli ordini di acquisto per e-mail ai fornitori, abbiamo potuto creare un archivio dei testi delle e-mail inviate per ciascun ordine.
In questo modo, la funzionalità di ricerca ordini per fornitore all'interno della app, non solo permette di visualizzare il pdf dell'ordine di acquisto, ma anche gli eventuali allegati, ed i testi delle e-mail inviate dall'ufficio.
In conclusione [+ bonus finale]
Spero che questo caso di studio, in cui abbiamo visto come l'introduzione di una app personalizzata possa semplificare di molto la gestione di un team di tecnici, ti sia stato utile.
Per poter vedere con maggior semplicità quali sono le principali funzioni della app, abbiamo creato un'infografica dedicata, te la lascio di seguito.
Se in futuro vorrai anche tu sviluppare la tua azienda tramite l'introduzione di tecnologia all'avanguardia, sai dove trovarci!
A presto,
