Analisi di processo: perchè è importante e come farla bene.
"Lavoro incessante, analisi, riflessione, molta scrittura, infinita autocorrezione: questo è il mio segreto."
Johann Sebastian Bach
Introduzione
Rispetto a molte altre software house, che partono sin da subito con la fase di sviluppo dei programmi, noi prevediamo sempre una fase di analisi dettagliata dell'azienda, del modo in cui lavora, e della sua struttura organizzativa. Questo ci permette di capire meglio come funziona il meccanismo-azienda del nostro cliente, e ci permette di creare applicativi focalizzati sulla realtà specifica dell'azienda in questione, senza generalizzazioni, nè pregiudizi.
Tuttavia, dato che questo metodo prevede un impegno diretto del cliente nella fase di analisi, in molti ci chiedono come mai sia proprio necessario analizzare prima di sviluppare: perchè vogliamo analizzare i flussi, il modo in cui l'azienda lavora, come sono organizzate le persone e quali problemi hanno ancor prima di iniziare gli sviluppi? Perchè non possiamo partire direttamente con lo sviluppo del software e vedere i problemi man mano che si presentano, dato che le specifiche vengono fornite dal cliente stesso?
In questo articolo voglio trattare proprio questo tema.
Infatti, esistono tre grandi rischi collegati al non analizzare in modo rigoroso l'azienda prima di partire con un nuovo progetto: questi rischi poco visibili possono non solo compromettere la riuscita di un progetto, ma perfino bloccare le potenzialità di crescita dell'azienda stessa.
Pertanto, vediamo subito i 3 grandi rischi della mancata analisi preliminare:
1. Il pregiudizio del colpevole
Per spiegare questo punto vorrei utilizzare una semplice metafora.
Abbandoniamo per un momento il 2020, e tuffiamoci nella misteriosa Londra dei racconti di Conan Doyle: facciamo finta di essere il dottor Watson, e immaginiamo di avere la possibilità di seguire da vicino il grande Sherlock Holmes in una delle sue deduzioni.
Tuttavia, seguiremo uno Sherlock anomalo: immaginiamo infatti che questa volta Sherlock Holmes abbia già deciso chi fosse il colpevole di un delitto, ancor prima di arrivare sulla scena del crimine.
Immaginiamo cosa succederebbe se il grande Sherlock Holmes entrasse nella scena del crimine urlando: "è stato il maggiordomo!", e si mettesse a cercare le sole prove portanti conferme alla sua ipotesi iniziale.
è evidente che, in tal caso, il nostro giudizio sull'investigatore più grande della storia verrebbe di certo ridimensionato: infatti, il probabile risultato di queste azioni sconsiderate, sarebbe un innocente incarcerato e un assassino in libertà.
Da uno come lui ci aspetteremmo un'analisi oggettiva dei fatti, dai quali verrà poi desunta un'ipotesi che, se confermata, ci aiuterà a trovare il colpevole. In fondo, il bello dei racconti sulle avventure di Holmes sono proprio le conclusioni inaspettate, e non vi sarebbe alcun interesse in un investigatore che cerca solo conferme delle sue pregiudizievoli ipotesi iniziali.
Per nostra fortuna il grande Conan Doyle sapeva dell'esistenza di queste forme di pregiudizio, e di conseguenza ci faceva divertire attribuendo questo comportamento all'ispettore Lestrade, le cui fallaci ipotesi iniziali venivano puntualmente smentite dal grande investigatore privato, alla fine di ogni racconto.
Al contrario, Sherlock Holmes, mentre andava in carrozza verso la scena del crimine, non faceva teorie, ma suonava il violino per rilassarsi: prima osservava i fatti, e solo poi provava a creare dei collegamenti tra le prove per poter dedurre chi fosse il colpevole.
Bene, questo piccolo esercizio di immaginazione che abbiamo appena svolto ci permette di capire lo stato in cui molte aziende scelgono il loro partner tecnologico: non hanno ancora bene in mente quali dinamiche generano i loro problemi, ma pretendono di sapere già il modo per risolverli.
Infatti, se l'attività analitica è complessa per sua natura, lo è ancora di più l'attività di auto-analisi: evidenziare da soli i problemi rilevanti, e risalire alle cause che li generano è infatti un'attività molto complessa. Il rischio fondamentale è di identificare solo una parte del problema, e da questa parte desumerne un'errata causa: in un contesto come questo, è improbabile che l'azione correttiva individuata possa portare gli effetti sperati.
E se poi consideriamo il fatto che spesso esistono un gergo specifico di settore ed una serie di prassi consolidate che non vengono mai messe in discussione (proprio perchè tipiche di un dato settore!), è facile capire come il rischio di trovare la soluzione sbagliata per un problema sia dietro l'angolo.
Quindi, il primo rischio legato al non effettuare un'analisi accurata dello status-quo è il cercare la soluzione ancor prima di aver capito bene il problema.
2. Il rischio dell'eccessiva fiducia nella tecnologia, ovvero la mancanza di considerazione del fattore umano
Un altro motivo per cui è necessario analizzare bene prima di partire con un progetto di sviluppo è il fatto che spesso i clienti hanno un eccesso di fiducia nella soluzione tecnologica che hanno prescelto.
è evidente che la tecnologia può risolvere molti problemi, aumentando l'efficienza e la produttività di tutta l'azienda, tuttavia è importante tenere a mente che la tecnologia è solo un mezzo, e come tutti i mezzi deve essere utilizzato nel modo giusto per portare i risultati sperati.
In un recente articolo ho parlato del legame che esiste tra tecnologia e contesto, se non lo hai letto te lo lascio qui:
"Perchè molto spesso l'introduzione di tecnologia in azienda si rivela un fallimento?"; oggi mi voglio soffermare sul ruolo degli esseri umani nell'utilizzo della tecnologia.
Infatti, nella nostra vasta esperienza in fatto di aziende, abbiamo notato un fattore determinante che contraddistingue i casi di successo da quelli di insuccesso: le persone.
Sono le persone a determinare l'efficacia di un'iniziativa di innovazione in azienda, perchè di per sè la tecnologia può solo fungere da catalizzatore per i comportamenti umani: sia i comportamenti positivi che quelli negativi.
è lo stesso principio che accade con l'introduzione di tecnologie in generale. Prendiamo, ad esempio, ciò che è accaduto con Internet ed i social networks, che hanno dato accesso alla libera informazione alle persone di tutto il mondo: i social network sono stati utilizzati per collegare persone, generare nuovi business, valorizzare il talento delle persone, e perfino a dare visibilità ad associazioni no-profit. Si pensi, ad esempio, alle ingenti donazioni fatte dai grandi youtubers e influencers, e al ruolo che hanno avuto nella raccolta fondi per le associazioni benefiche.
Ma sia internet che i social hanno dato la possibilità a chiunque di generare fake news
2: notizie generate ad arte per generare consenso, e queste notizie false hanno persino influenzato il giudizio politico delle persone su temi specifici, ottenendo evidenti riscontri anche in ambienti elettorali. Ma non solo.
Il tema delle notizie false spazia dalla politica alla scienza, dalla formazione agli investimenti: basti pensare alle bufale sul cibo
3, ai corsi per diventare ricchi in poche settimane (sul sito di Wall Street Italia è addirittura presente un'intera sezione dedicata alle truffe finanziarie
4) fino ai progetti di crowdfunding inesistenti
5.
C'è chi ha usato internet in modo positivo, generando nuove opportunità, e chi lo ha usato in modo negativo, generando nuovi problemi.
Ma la storia è ricca di esempi di questo genere: non è un caso che il più grande premio scientifico del mondo sia nato come donazione di un inventore miliardario che si era pentito del modo in cui la sua più grande scoperta veniva utilizzata
6. Nobel aveva inventato la dinamite per creare esplosioni controllate nelle cave, e semplificare il processo di estrazione dei minerali, ma questa sua invenzione venne usata per la produzione di bombe: voleva generare efficienza e ricchezza ed è finito col creare uno strumento di guerra.
Questi esempi ci aiutano ad intuire che sono le persone a indirizzare la tecnologia verso un fine specifico, sia esso positivo o negativo.
E in azienda vale lo stesso principio: per fare innovazione è necessario che il ruolo delle persone sia chiaro per tutti, che gli obiettivi siano dichiarati, che ciò che ci si aspetta dalle persone coinvolte sia chiaro a tutti, e che sia possibile misurare l'efficacia del loro lavoro.
è infatti necessario chiarire chi dovrà prendere le decisioni, chi dovrà fornire le specifiche, chi dovrà testare i nuovi sviluppi, in che modo verrà valutato l'operato di queste persone e come cambierà il lavoro degli altri operatori dopo che l'innovazione sarà messa in ambiente produttivo: è chiaro che non esplicitare queste informazioni può dare adito ad incomprensioni, a nuove problematiche, e in ultima analisi, a freni auto-imposti.
Quindi, possiamo dire che il secondo rischio legato al non analizzare bene l'azienda prima di investire in strumenti tecnologici è di creare confusione nell'organizzazione del personale: affidare nuovi compiti alle persone senza che queste ne siano veramente a conoscenza, demotivare il personale, e chiedere alla tecnologia di risolvere problemi che non le competono.
3. Le opportunità sprecate
Il terzo rischio è forse il più evidente, ovvero il rischio di perdere opportunità. E, per capirlo a fondo, a mio avviso è utile parlare di luddismo.
Il termine "luddismo"
7 deriva dalla mitologica figura di Ned Ludd, un operaio di Leicester (probabilmente mai esistito, collocato nel XVII secolo), che venne preso ad esempio da un movimento che mirava alla distruzione dei telai meccanici e delle macchine a vapore tra il 1811 ed il 1812. La figura di Ludd, che distrusse un telaio meccanico preso da uno scatto d'ira, divenne il simbolo del rifiuto verso la tecnologia.
In generale, i luddisti sono coloro che ritengono che la tecnologia possa solo distruggere posti di lavoro, generando povertà e altri problemi collegati.
Persa la battaglia contro le macchine a vapore, il luddista moderno si riconosce per la spiccata tendenza a rimpiangere la passata "età dell'oro"
8 e per la scarsa fiducia nella scienza in generale. Ora, è facile notare come questo approccio sia per lo meno contraddittorio: il rifiuto della tecnologia non è sostenibile per nessuno, basti pensare che anche il luddista più estremo richiede un'assistenza sanitaria di prim'ordine non appena ha bisogno di cure mediche.
Tuttavia, per quanto assurdo possa sembrare, il mito dell'"una volta era tutto meglio" è ancora vivo in molte aziende, e questo generale senso di sfiducia nei confronti della tecnologia non permette alle aziende di diventare veramente efficienti e competitive. Con queste premesse è difficile che l'azienda possa beneficiare della tecnologia per diventare più produttiva ed efficiente: le uniche innovazioni ammesse sono quelle a cui non si può più rinunciare, come la fatturazione elettronica, le e-mail ed i fogli di calcolo. Ma il fatto che queste tecnologie siano irrinunciabili al giorno d'oggi non le rende un vantaggio competitivo, bensì un onere ulteriore sui costi di gestione.
Ricordo il caso di un'azienda alla quale avevamo fatto un'offerta, che si occupava (e si occupa tutt'ora) di effettuare manutenzioni a carrelli elevatori: i due soci fondatori erano così contrari all'uso della tecnologia che pretendevano che tutta la pianificazione degli interventi tecnici venisse tenuta su un librone di carta, posto vicino all'ingresso. Probabilmente avevano avuto delle esperienze negative in passato, che avevano minato alla base la loro fiducia nella tecnologia.
L'aspetto divertente di questa storia è che per organizzare il lavoro dei dieci tecnici (che tutti i giorni dovevano spostarsi per effettuare gli interventi) erano necessarie quattro impiegate a tempo pieno, ed il gigantesco libro in formato A3 era diventato l'oggetto più prezioso di tutta l'azienda, e veniva trattato con riverenza dagli impiegati, che non osavano ipotizzare cosa sarebbe successo se il librone fosse stato danneggiato.
La nostra proposta fu di digitalizzare il librone e visualizzarlo su un monitor touchscreen in ingresso, e di fornire ad ogni tecnico uno smartphone per visualizzare i propri interventi, ottimizzare il percorso per arrivare dal cliente, calcolare il margine di contribuzione dei contratti di manutenzione in automatico, e automatizzare anche la fase di fatturazione rendicontando in tempo reale i dati dei tecnici. La responsabile amministrativa rimase molto colpita dalla stima del risparmio di tempo, ma il progetto non vide mai la luce a causa dell'enorme sfiducia dei titolari in tema di tecnologia. Avrebbero potuto risparmiare tempo, controllare meglio i lavori ed i costi, e creare un archivio centralizzato dei dati strategici, ma non si fidavano: pensavano che i loro operatori non sarebbero stati capaci di inserire il consuntivo delle ore di lavoro da mobile (operazione di per sè molto semplice), e che le loro impiegate non sarebbero state in grado di usare il nuovo programma.
Questo caso fu così paradossale che ancora oggi lo usiamo come esempio, tuttavia forme di luddismo imprenditoriale, seppur lieve, sono presenti in moltissime aziende: ecco perchè è fondamentale analizzare con razionalità l'azienda, i suoi limiti e le sue potenzialità.
Con un'analisi oggettiva possono emergere le opportunità non considerate: in altre parole, si possono vedere con occhi nuovi i problemi di tutti i giorni, capire se la tecnologia può risolverli, e definire come dovrà essere inserita in azienda per sfruttare le opportunità prima non considerate.
Come fare per analizzare senza impazzire.
Chiunque abbia mai provato ad analizzare un problema in azienda si sarà accorto dell'enorme concatenazione di causa-effetto che esiste tra i fattori presenti.
Per questo motivo, l'analisi può essere una fase molto lunga e complessa se affrontata nel modo sbagliato: in questo articolo non possiamo descrivere a fondo tutti gli aspetti di valutare, perchè ne uscirebbe un manuale intero.
Tuttavia, è possibile elencare i principali aspetti chiave per capire come effettuare un'analisi completa in tempi rapidi:
- Descrivere di cosa si occupa l'azienda;
- Descrivere di cosa ha bisogno l'azienda per soddisfare i propri clienti;
- Capire come vengono soddisfatti i bisogni ad oggi;
- Mappare la struttura del personale;
- Capire se esistono ruoli vacanti;
- Definire i problemi strutturali;
- Definire le conseguenze negative generate da questi problemi;
- Individuare gli obiettivi;
- Individuare la soluzione migliore tecnologica per centrare gli obiettivi;
- Valutarne l'impatto sui flussi di lavoro;
- Valutarne l'impatto sul personale;
- Creare un metro di giudizio oggettivo sull'efficacia finale;
- Rileggere e correggere;
- Creare una lista d'azione;
- Monitorare l'avanzamento dell'iniziativa;
- Collaudare e testare l'efficacia.
Questi sono i principali punti racchiusi in una nostra analisi, e nel relativo piano di sviluppo che ne consegue. In questo modo riusciamo ad ottenere tre grandi benefici:
- Comunicare ai nostri sviluppatori quali sono i problemi da risolvere;
- Comunicare al cliente come verranno risolti i problemi;
- Creare programmi che risolvano davvero i problemi.
Se vuoi sviluppare la tua azienda, ricordati di analizzarla per bene prima di investire risorse nella tecnologia.
Contattaci per saperne di più!
A presto!
Fonti:
-
Johan Sebastian Bach, "l libro della musica classica", traduzione di Anna Fontebuoni, Gribaudo, 2019, p.
-
"Fake News" - Wikipedia
-
"Pane e Bugie" - Dario Bressanini
-
Wall Street Italia - sezione "Truffe finanziarie"
-
Crowdfunding inesistenti
-
Premio Nobel - Wikipedia
-
Luddismo - Wikipedia
-
Età dell'Oro - Wikipedia
Foto copertina:
Isaac Smith - Unsplash.com.
