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Gestire le commesse: 5 aspetti chiave per il controllo totale

Gestire le commesse: 5 aspetti chiave per il controllo totale


Cosa rende un atleta mediocre? Cosa lo definisce come dilettante?
Ci sono centinaia, se non migliaia di fattori differenti, eppure ce n'è uno in particolare che può essere preso ad esempio per diversi aspetti della vita. Questa caratteristica è la principale differenza tra un talento mancato ed un professionista, tra un potenziale campione ed un campione vero.
La si vede in quei calciatori dei campionati minori, che sono capaci di gesti tecnici di grande pregio, come ad esempio un dribbling spettacolare, ma che mancano di capacità realizzativa sotto la porta. Potremmo chiamarlo temperamento, attitudine, o semplicemente "attenzione ai fondamentali": come un attaccante rende inutile il portentoso dribbling appena realizzato se poi non butta la palla in rete quando è davanti alla porta, così un cestista con un buon tiro da tre vanifica il suo talento, se non è capace di difendere.
Questa mancanza è il modo migliore per raggiungere l'incompiutezza e, a mio avviso, questo è uno dei mali maggiori delle PMI al giorno d'oggi: molte volte i fondamentali vengono considerati talmente ovvi da non essere degni di nota.
Ed ecco perchè ho deciso di dedicare un'intera serie di articoli sui fondamentali in azienda.
In questo blog voglio trattare in modo specifico alcuni degli elementi chiave per la creazione di un sistema-azienda di successo, partendo dalle basi: oggi parliamo di commesse.

1 - Perchè è importante gestire bene le commesse?


Cosa si intende per commessa?
Anche se sono sicuro che sai già cos'è una commessa, è interessante soffermarsi un momento a riflettere su questo punto.
Il dizionario Treccani la definisce così: "Nell'ingegneria gestionale, incarico affidato a gruppi, strutture organizzative o singole persone, che prevede la fornitura di uno specifico prodotto o servizio utilizzando una quantità ben determinata di risorse, finanziarie e di altra natura." (fonte: http://www.treccani.it/enciclopedia/commessa/).
In sostanza una commessa è un ordine di realizzare un progetto, un cantiere, un lavoro in genere, per il quale non è prevista la sola vendita di prodotti finiti: ci devi mettere della progettazione, del lavoro. Inoltre, uno degli aspetti tipici delle commesse è che spesso è presente una forte componente di personalizzazione in base alle esigenze del cliente.
Perchè è importante gestire bene le commesse?
Ho anticipato il motivo nella premessa, ma qui voglio prendermi un po' più di spazio per spiegare: la gestione solida delle commesse è una delle componenti fondamentali per la creazione di un sistema-azienda di successo. L'obiettivo finale è la realizzazione di una struttura scalabile, ovvero di una impalcatura che permetta alla tua azienda di crescere in modo pressochè verticale, senza che tu la debba riprogettare in futuro. Un'azienda che, al contrario, non è scalabile è continuamente sommersa da problemi di natura produttiva, commerciale o finanziaria.
Quali sono i sintomi di una cattiva gestione delle commesse?
Chi non ha un metodo efficace di gestione delle commesse acquisite è sempre in ritardo con i lavori, non sa quanto spazio produttivo ha a disposizione, non sa con precisione quanto ha marginato sui lavori conclusi e quanto marginerà su quelli in corso (se tutto andrà bene). Non sa quanto incidono i costi fissi di gestione su ogni lavoro, ed è costretto a dipendere dalle maestranze degli uomini chiave, che spesso sono le uniche persone in grado di spiegare al cliente perchè un determinato problema si è verificato, e come risolverlo.
Chi non ha un buon metodo di gestione delle commesse deve parlare ogni giorno con i responsabili dei lavori per sapere come questi ultimi stanno procedendo e passare molto tempo a consuntivare al cliente gli stati di avanzamento.
Se dovessi riassumere in poche parole come vive un'azienda che non ha un sistema di gestione delle commesse adeguato ai sempre più frenetici tempi in cui viviamo, direi che si trova in uno stato di perenne affanno e caos, che si riflette sulla qualità della vita di chi dirige l'azienda.
Questo effetto è chiamato "eterogenesi dei fini".
Il filosofo Wilhelm Wundt ha coniato questa espressione curiosa, che definisce un mutamento dei fini preposti a determinate azioni, derivante da aspetti secondari delle azioni stesse. Ciò significa che il fatto di compiere un'azione può modificare lo scopo per cui quell'azione è stata fatta: è il caso del ruolo che molte aziende hanno per l'imprenditore: invece di essere un veicolo di libertà diventano una gabbia auto-imposta.
Di questo tremendo effetto di ribaltamento della funzione dell'azienda ho già parlato in un altro articolo, che ti lascio di seguito:
"Creare un portale web: perchè può essere la svolta per la tua azienda".
Oggi voglio focalizzarmi sul tema delle commesse, ma mi limito a far notare che questo aspetto ha un peso notevole sia sulla vita delle persone che fanno impresa, sia di quelle che ci lavorano dentro. Vale quindi la pena di progettare la propria azienda al meglio, per far sì che diventi una fonte di libertà ed emancipazione per tutte le persone che investono la loro fatica su di essa.

2 - Partire dalle basi, ma al contrario


Anche Usain Bolt ha imparato a camminare prima di iniziare a correre, ragion per cui prima di parlare delle commesse è meglio fare un passo indietro.
La prima cosa da fare quando si vuole creare un buon sistema di gestione delle commesse è mappare tutte le strutture di base, che sono le fondamenta su cui poggerà l'intera struttura. E' quindi necessario chiedersi: "di quali informazioni ho bisogno per gestire le mie commesse?".
Per rispondere a questa domanda senza incappare nel rischio di creare castelli in aria, è utile partire al contrario, cioè ragionare su quali informazioni vorremo ottenere per capire da quali dati partire.
A mio avviso, ci sono sette indicatori che riassumono le informazioni minime necessarie per la buona gestione di una commessa:
  1. Fare una previsione del margine operativo lordo (MOL), sia a valore che percentuale;
  2. Sapere chi svolgerà i lavori;
  3. Sapere chi li ha svolti effettivamente;
  4. Sapere a che punto sono i lavori;
  5. Sapere se ci sono stati gravi problemi o varianti in corso d'opera;
  6. Sapere come sono stati risolti gli eventuali problemi e come sono state gestite le variazioni;
  7. Calcolare lo scostamento effettivo dalla previsione del margine.

Con questi dati riepilogativi è possibile conoscere anche:
  1. Quanti costi sono stati previsti per materiali;
  2. Quanti costi sono stati previsti per manodopera interna;
  3. Quanti costi sono stati previsti per manodopera esterna;
  4. Quanti costi sono stati previsti per servizi di terze parti;
  5. Quanti costi sono stati consuntivati per materiali;
  6. Quanti costi sono stati consuntivati per manodopera interna;
  7. Quanti costi sono stati consuntivati per manodopera esterna;
  8. Quanti costi sono stati consuntivati per servizi di terze parti;
  9. Quanti ricavi ha generato la commessa;
  10. Quanta esposizione finanziaria ha generato la commessa;
  11. Che rilevanza percentuale ha avuto la commessa nel periodo in cui è stata svolta;
  12. Che livello di affidabilità hanno i fornitori esterni nei tempi di consegna delle merci;
  13. Che livello di affidabilità hanno i dipendenti nel rispetto degli obiettivi di tempo nei lavori;
  14. Quali dipendenti generano maggiori errori nel corso dei lavori;
  15. Qual è il grado di precisione con cui l'azienda prevede i costi.

Andando un pochino oltre è sufficiente aggregare i dati di più commesse per capire:
  1. Qual è la previsione di fatturato dei prossimi mesi;
  2. Qual è la previsione di costo dei prossimi mesi;
  3. Quanta capacità produttiva ha a disposizione l'azienda.

A questo punto è facile capire perchè una buona gestione delle commesse sia fonte di serenità in azienda, mentre una gestione raffazzonata dia addito a incomprensioni e ansie inutili: è sufficiente avere tutti i dati sotto controllo per capire come sta andando la situazione, e prendere le decisioni giuste prima che sia tardi.

3 - I primi passi per poter calcolare


A questo punto la strada è tracciata, anche se non esente da tranelli nascosti: ad uno sguardo superficiale può sembrare facile ottenere le informazioni sopra citate.
Basta caricare i listini dei materiali, i costi delle ore e i ricavi per poter calcolare la maggior parte dei KPI che abbiamo appena visto:

Eppure, nella mia esperienza personale ho affrontato molteplici casi in cui un sistema ben tarato e automatizzato riportava dei dati inaffidabili, e molte volte fuorvianti. Perchè questo accade?
Questo accade perchè c'è un forte rischio di usare dei dati sbagliati, o incompleti, alla base del calcolo: è ovvio che dati incompleti genereranno totalizzatori errati!
E sebbene questa conclusione lapalissiana sia facilmente comprensibile, capita di continuo: listini di costo non caricati, prezzi indicati in modo impreciso e stime inserite con superficialità comportano l'involontaria generazione di un margine di imprecisione molto pericoloso.
In primo luogo, perchè una stima di costi troppo alta può essere foriera della decisione di rinunciare ad un lavoro redditizio, ma ancor peggio perchè una stima di costi troppo bassa rispetto alla realtà può condurre l'imprenditore a concedere troppo pur di acquisire una nuova commessa. Questo genera evidenti effetti sullo stato di salute economico-finanziario dell'azienda, e in ultima analisi una riduzione del valore stesso dell'azienda, la quale può risultare meno appetibile a finanziatori e investitori.
Una volta compreso il rischio, è quindi necessario prevederlo e contenerlo tramite delle procedure di sicurezza: creare dei sistemi di controllo automatici, degli alert, dei blocchi all'avanzamento se i dati non sono attendibili. Queste procedure non potranno impedire del tutto il problema, ma lo limiteranno notevolmente, rendendo efficaci sia le stime che i calcoli consuntivi.
A pensarci bene, senza di esse non è possibile nemmeno iniziare: se non si è sicuri che ogni voce di costo è valorizzata in modo corretto, nessun totale può essere considerato attendibile.

4 - Pianificazione dei lavori e gestione del personale


Non pianificare i lavori è come navigare ad occhi chiusi: c'è il forte rischio che la nave affondi assieme al suo capitano.
Ecco perchè è importante avere chiaro in mente quali lavori dovranno essere svolti per completare la commessa, chi li svolgerà e in quanto tempo saranno completati.
Ora, dato che una commessa può durare anche diversi mesi, o addirittura anni nei casi più lunghi, è importante ricordare il famoso motto latino: "Divide et Impera".
Questa espressone, attribuita addirittura a Filippo il Macedone - padre di Alessandro Magno - era inizialmente utilizzata per indicare il vantaggio che trae un tiranno dalla discordia tra i popoli a lui sottomessi, i quali si indeboliscono a vicenda diventando facili da governare. Tuttavia, ha assunto un significato molto più legato alla gestione del tempo: dividere per comandare significa prendere un grosso problema e mangiarselo un pezzo alla volta.
In pratica si tratta di suddividere la commessa in diversi argomenti di lavoro e creare una vera e propria lista d'azione cronologica, contestualizzata in un orizzonte temporale.
Facciamo un esempio pratico: supponiamo di voler progettare e realizzare un macchinario industriale su misura.
Quale potrebbe essere la lista degli argomenti?
  1. Progettazione della macchina;
  2. Lavori parte meccanica;
  3. Lavori parte elettronica;
  4. Lavori parte idraulica;
  5. Pre-collaudo;
  6. Redazione del manuale
  7. Installazione e collaudo finale.

A questo punto è possibile mettere sul calendario ogni fase di lavoro, e ottenere un vero e proprio cronoprogramma delle fasi di lavoro, da cui si può capire quali lavori saranno svolti in serie e quali in parallelo, e quando saranno terminati.
E perchè fermarsi qui? Basta unire i cronoprogrammi di tutte le commesse per creare un vero e proprio planner di tutta l'azienda, in cui monitorare l'andamento di tutte le commesse dei clienti a colpo d'occhio, senza dover analizzare ogni singola commessa in modo a sè stante.

5 - Il ruolo della tecnologia


Ora, è facile capire quanto sia difficile ottenere un controllo così approfondito di tutte le commesse senza avere un sistema di supporto.
Non nego che sia possibile fare tutto con carta e penna, o con dei fogli di calcolo, tuttavia ritengo che sia un enorme spreco di risorse, a fronte di un risultato incerto.
Questo accade in primis, perchè l'approccio tradizionale è molto laborioso, e rischia di fornire i dati con troppo ritardo rispetto ai tempi della modernità, che richiede decisioni istantanee.
In un recente sondaggio che abbiamo lanciato, abbiamo notato che molte aziende sono già dotate di procedure interne per calcolare il margine dei lavori, ma pochissime sono munite di strumenti adeguati, capaci di fornire i dati in tempo reale. E' evidente che questo plus rappresenta un vero e proprio vantaggio competitivo per le ditte che hanno gli strumenti giusti, e che quindi possono essere più competitive e più rapide della concorrenza.
Un secondo aspetto problematico è il fatto che il metodo tradizionale di affrontare i lavori espone molto di più ad errori di imputazione dei costi, dato che non pone vincoli agli utenti che inseriscono i dati stessi.
Degli effetti che possono portare dei dati incompleti ho già parlato sopra, perciò non è necessario dilungarci oltre.

In conclusione


Serve quindi un sistema automatizzato che permetta di tenere tutto sotto controllo in tempo reale, cioè che permetta di effettuare simulazioni, previsioni e consuntivazioni senza perdere tempo prezioso.
Se vuoi vederne uno in funzione, contattarci.

A presto,
F.



di

Filippo Biasiolo


Pubblicato il 10/09/2020.

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